設定方法
ALRIT STAFF電子ファイルを保存するフォルダ、スキャナ規定の設定が行えます。
お使い頂くには規定の設定を行う必要があります。
メインメニューの「共有フォルダ管理」から「電子ファイル管理」をクリックし、「詳細設定」タブをクリックすると表示されます。
規定の作成
スキャナによる電子化保存規程を作成できます。
※スキャナを複数台所持している場合は、１台に絞り使用するようにしてください。
- [ 規定 ]ボタンをクリックし、「スキャナ規定更新」をクリックします。
- 必要項目を入力し[ 作成 ]ボタンをクリックします。
- 会社名 … 規定を適用する会社名を入力します。
- スキャンする機械の形式 … 使用するスキャナの機種名を入力します。
- スキャンする書類 … 扱う書類にチェックを入れます。
- 保存するまでの期間 … 書類毎に電子ファイルとして保存するまでの猶予期間を入力します。
※最長で６７日（2ヵ月＋7営業日）まで設定できます。 - 保存するまでの業務手順 … 書類毎に電子ファイルとして保存するまでの手順を入力します。
- 書類 … スキャンする書類に該当書類がない場合、ここに入力し「＋」をクリックすることで追加できます。
- お客様追記事項 … 規定に追記する事項があれば入力します。
- 施工日 … 本規定を作成した日を入力します。
規定のダウンロード
- [ 規定 ]ボタンをクリックし、「スキャナ保存規定ダウンロード」、「電子計算処理に関する事務の書類ダウンロード」をそれぞれクリックします。
※規定が更新された場合は必ずダウンロードまで行い、規定の最新化を行ってください。
権限設定
電子ファイル管理フォルダへの読み書き権限を設定できます。
- 「電子ファイル管理」をクリックします。
- ユーザ名の「読み」「書き」にチェックを入れて[ 権限設定 ]ボタンをクリックします。
【権限によるファイル操作】
ファイル操作 アップロード 閲覧ダウンロード 移動 非表示 権限無し 〇 ✕ ✕ ✕ 読み 〇 〇 ✕ ✕ 書き※ 〇 〇 〇 〇 ※書きにチェックを入れた場合、読みにも自動的にチェックが付きます。
- 確認ダイアログが表示されるので[ OK ]をクリックします
フォルダ作成
- 親となるフォルダをクリックし[ 作成 ]ボタンをクリックします。
または、親フォルダとなるフォルダ上で右クリックして、「フォルダ追加」をクリックします。 - 作成するフォルダの名前を入力し[ 追加 ]ボタンをクリックします。
フォルダ変更
- 名前を変更するフォルダをクリックし[ 変更 ]ボタンをクリックします。
または右クリックし「フォルダ名称変更」をクリックします。 - 新しい名前を入力し[ 変更 ]ボタンをクリックします。
フォルダ削除
※対象フォルダに、ファイルまたはフォルダが存在する場合は削除できません。
- 削除するフォルダをクリックし[ 削除 ]ボタンをクリックします。
または右クリックし「フォルダ削除」をクリックします。 - 確認ダイアログが表示されるので[ OK ]ボタンをクリックします。
