電子ファイル管理とは

電子ファイル取引について

2022年1月1日より施行の電子帳簿保存法の改正により、電子取引情報の保存ルールが変わりました。
今までは紙で印刷したものを原本として保管できましたが、法改正以降は取引情報を原則電子データで、かつ電子帳簿保存法の要件に則って保存する必要があります。

Alrit「電子ファイル管理」について

JIIMA認証取得　2022年7月22日
電帳法スキャナ保存ソフト法的要件対応

2022年2月14日より、Alritのオプション「電子ファイル管理」を提供しております。

本サービスを使用することで発注書や領収書のスキャナ保存・電子取引データの電子保存が可能になります。
Alritとは、HDD2枚をRAID1で構成し、更に３枚目のHDDでバックアップ機能の実装した機器にグループウェア機能と連動している装置です。
PCからはエクスプローラーでアクセス可能、アクセスにおける権限付与の設定可能です。
「電子ファイル管理」はこのHDD内に訂正・削除不可な権限を付与した状態で保存いたします。
更に３枚目のHDDで定期バックアップ、クラウドシンク機能でクラウドへ即時同期をおこない、データを守ります。

≪対応する要件について≫
本機能で、改正電子帳簿保存法に定められる「スキャナ保存」「電子取引」要件を対応するためには、Alritを使用するほか、書類を受理してから入力期間の制限内に書類を処理すること、スキャナ保存要件を満たすための解像度やカラーなどのスキャナ機器への設定、社内規程の整備、マニュアルの備付などが必要となります。

1. 書類を受理してから入力期間の制限内に書類を処理する・・・規定作成時に設定した日にち、保存までの業務手順に準ずる
2. スキャナ機器について
   ・ディスプレイサイズ：14inchi(35cm)以上
   ・カラー：RGB256階調相当以上
   ・原稿データを分割せずにディスプレイに表示できること
   ・原稿データを最大サイズでディスプレイ表示でき、拡大・縮小ができること
   　※拡張子はPDFを指定してください。
3. 社内規程の整備・・・規定作成に指定した保存までの業務手順に準じる
4. スキャナ機器のマニュアル備付・・・本システム利用にかかるマニュアルを備え付けて、手順通りに行う

≪データ保存の概要について≫
PDFファイルで保存することにより、Alritの訂正削除不可の専用フォルダへと保存、タイムスタンプの付与が可能となります。
詳しい操作方法については下記目次からご覧ください。


目次

1. 事前設定
2. ファイル登録
3. ファイル管理
4. ファイル検索
5. ファイルの操作履歴
6. ファイル一括検証